Apakah saudara sudah pernah mendengar istilah ISO 9001?

(Vibizmanagement - Quality) - Istilah ISO 9001 ternyata bukan istilah yang familiar atau istilah yang sudah dikenal oleh kebanyakan orang. Banyak pertanyaan yang timbul yang terjadi di kalangan masyarakat awam ataupun di masyarakat industri.

Kalau orang awam yang bertanya maka mereka akan menanyakan: Bentuknya seperti apa itu ISO 9001? Yang ada dalam pikiran mereka ISO 9001 seperti sesuatu benda atau sesuatu yang fungsinya sulit untuk di mengerti.

Dalam bahasa sederhananya ISO 9001 adalah aturan tertulis yang mewajibkan agar sebuah perusahaan menerapkan aturan-aturan baku yang standard, untuk memenuhi kepuasan pelanggan. Jadi ISO 9001 adalah Aturan-aturan baku yang standard untuk memenuhi kepuasan pelanggan. Lebih jelas lagi kalau dijelaskan demikian: Aturan. Aturan untuk organisasi atau perusahaan, untuk menjalankan proses / bisnis sesuai aturan baku tertulis dengan tujuannya untuk memuaskan pelanggan.

Karena cuma aturan maka efektif tidaknya tergantung dari siapa yang melaksanakannya. Namun, ISO 9001 menggaransi jika kita komitmen dan konsisten, maka pelanggan kita pasti akan puas. Jadi jika perusahaan yang bersertifikasi ISO 9001 apakah pasti memuaskan pelanggan? Belum tentu. Apakah produknya pasti bagus? Belum tentu. Apakah perusahaan makin jaya? Belum tentu juga.

Kalau menurut Wikipedia, ISO 9001 merupakan standar internasional di bidang sistem manajemen mutu. Suatu lembaga/organisasi yang telah mendapatkan akreditasi (pengakuan dari pihak lain yang independen) ISO tersebut, dapat dikatakan telah memenuhi persyaratan internasional dalam hal manajemen penjaminan mutu produk/jasa yang dihasilkannya.

Keberhasilan penerapan ISO 9001 adalah adanya perbaikan kinerja internal yang lebih baik yang disebabkan adanya perbaikan kualitas kerja. Tetapi akibat penerapan yang tidak optimal maka timbul comment negatif tentang ISO antara lain:
1. ISO 9001 merupakan hambatan dagang yang diciptakan oleh negara Eropa untuk negara berkembang
2. Banyak perusahaan yang sudah ISO 9001 menunjukkan kinerja internal yang tidak baik (sering terlambat, respon terlambat)
3. Perusahaan semenjak mendapatkan ISO 9001, sistem perusahaan menjadi semakin birokratis yang memperlambat atau mempersulit pelaksanaan suatu proses / aktifitas.
Jadi sekali lagi ekses negatif di atas akan timbul apabila ISO 9001 tidak diterapkan secara benar dan optimal.
Berikut ini tips atau langkah-langkah perencanaan implementasi ISO 9001 supaya dapat meningkatkan produktivitas kerja yang maksimal:

1. Membangun Komitmen Manajemen
Tanpa komitmen dari manajemen puncak yang didukung oleh seluruh karyawannya maka ISO 9001 tidak dapat dilaksanakan secara maksimal. Komitmen manajemen terhadap mutu dapat ditunjukkan dengan cara melakukan hal-hal seperti berikut :
• Mengkomunikasikan kepada seluruh warga tentang pentingnya pemenuhan dan pelaksanaan persyaratan pelanggan dan peraturan perundang-undangan.
• Menetapkan kebijakan mutu serta menjalankannya.
• Memastikan penetapan sasaran mutu yang dijalankan secara konsisten.
• Melakukan tinjauan manajemen secara berkala.
• Memastikan tersediaanya sumber daya.

2. Penunjukan Wakil Manajemen
Bukti komitmen dari manajemen puncak untuk menerapkan ISO 9001 adalah dalam bentuk mengangkat secara resmi seorang wakil manajemen (management representative) yang harus melapor kepada manajemen puncak. Peranan dari Wakil Manajemen (WM) adalah menjamin bahwa sistem manajemen mutu yang didokumentasikan secara teknik benar dan sesuai dengan persyaratan standar dari sistem manajemen mutu yang telah ditetapkan.

3. Pelatihan Pemahaman ISO 9001 bagi Manajemen dan Karyawan
Pelatihan ISO 9001 ini bertujuan untuk memberikan kesadaran mutu bagi manajemen dan karyawan dan memberikan pemahaman persyaratan kepada Tim ISO. Pelatihan itu antara lain meliputi pelatihan kesadaran mutu (quality awareness) bagi Direksi dan Tim ISO sehingga dapat memberikan pemahaman mengenai segala hal yang berkaitan dengan pelaksanaan ISO 9001 sehingga semua pihak dapat melaksanakan dengan penuh pengertian.

4. Pembentukan Tim ISO
Setelah menugaskan atau mengangkat secara resmi seorang wakil manajemen maka tahap selanjutnya mempersiapkan penerapan ISO 9001 dengan pembentukan tim ISO. Hal tersebut penting dilakukan karena ISO merupakan suatu sistem manajemen mutu yang penerapannya adalah tanggung jawab semua pihak.

5. Menyusun Dokumen ISO
Dokumen adalah dasar penerapan sistem manajemen mutu. Penyusunan dokumen sistem mutu (DSM) dilakukan oleh Tim ISO dengan dibantu oleh masing-masing personil inti dari bagian terkait. Dokumen ISO terdiri dari: Manual Mutu, dok. level-1 , yang menggambarkan kegiatan bisnis, kebijakan mutu dan sasaran mutu yang telah ditetapkan oleh Manajemen Puncak, Prosedur dok. level-2 yang menjelaskan langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan dalam suatu proses tertentu yang terkait dengan penerapan ISO. Instruksi Kerja, sebagai dok. level-3 yang sifatnya untuk memberikan petunjuk pada pengoperasian suatu proses kerja yang harus dilakukan oleh satu (1) orang atau satu unit yang terlibat. Rekaman, adalah dokumen level 4 yang merupakan bagian dari dokumen ISO. Rekaman ini berupa arsip surat menyurat, formulir-formulir isian, daftar periksa, hasil uji coba dan test, buku laporan dan lain sebagainya, yang harus diatur dan dikendalikan secara tersendiri.

6. Sosialisasi Dokumen ISO
Manajemen harus mengembangkan sebuah rencana implementasi sesuai isi dokumen ISO yang telah disusun dalam organisasi pada level yang relevan. Rencana harus disosialisasikan ke seluruh organisasi dan harus diperbaharui. Wakil Management harus menentukan kemajuan apakah hasilnya sesuai dengan rencana, yang dilakukan sedikitnya dua minggu sekali. Dan status pembaharuan harus dikomunikasikan dalam organisasi.

7. Penerapan Dokumen
Dokumen sistem manajemen mutu yang sudah disosialisasikan harus diterapkan oleh segenap personilsecara konsisten dan benar. Dokumen yang diterapkan adalah dokumen yang telah direvisi dan disempurnakan sesuai dengan kondisi terakhir.

8. Audit Mutu Internal ISO
Audit mutu internal merupakan salah satu persyaratan yang harus dipenuhi untuk meninjau kesesuaian dan efektifitas penerapan ISO. Program Audit Mutu Internal harus direncanakan dengan mempertimbangkan status serta pentingnya proses dan area yang diaudit, termasuk hasil audit sebelumnya. Kriteria, lingkup, frekwensi dan metode audit harus ditetapkan. Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan keobjektifan dan ketidakberpihakan proses audit. Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaan mereka sendiri. Tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan pelaksanaan audit, pelaporan hasil dan pemeliharaan rekaman harus ditetapkan dalam prosedur yang terdokumentasi.

9. Tindakan Koreksi Audit Internal
Setelah selesai melaksanakan Audit Mutu Internal, Manajemen Puncak bersama-sama Tim Audit Mutu Internal dan Wakil Manajemen (WM) akan melakukan kajian terhadap hasil pelaksanaan Audit Mutu Internal. Tujuannya untuk melakukan perencanaan tindakan perbaikan terhadap hasil temuan audit dan menentukan tindakan-tindakan yang efektif dan efisien dalam menyelesaikan temuan Audit Mutu Internal masing-masing bagian.

Bagaimana menurut anda? Ternyata cukup banyak langkah yang harus dikerjakan di dalam pelaksanaan ISO 9001. Saya pernah menjalankan ISO 9001 di kantor saya terdahulu dan sebagai pesan apabila anda hendak melaksananakan ISO 9001 adalah semua karyawan harus memiliki komitmen dan konsistensi di dalam menjalankan semua klausul / aturan standard yang ada.

Selamat mencoba menjalankan ISO 9001

PM/RP/vbm